Das neue Jahr kommt überraschend – Zeitmanagement richtig gemacht

Uups – schon wieder Weihnachten!? Mit einem guten Zeitmanagement wäre die Überraschung nur halb so groß. Wer seine Zeit gut managt, der weiß, wie man Prioritäten setzen kann. Nicht immer ist Dringendes auch wirklich wichtig. Vor einiger Zeit hatte ich mal einen Artikel für die WELT geschrieben, der genau dieses Thema anspricht. Ich finde, irgendwie ist er immer noch aktuell. Oder?

Zeitmanagement

Drei Zeitprobleme machen Lothar Seiwert aktuell Schwierigkeiten. „Emails, Emails und Emails“, sagt der Experte für Zeitmanagement. Manch eine IT-Firma, die Seiwert berät, zählt durchschnittlich 300 Mails pro Tag und Mitarbeiter, was pro Tag etwa dreieinhalb Stunden Bearbeitungszeit beansprucht. Doch nicht nur seine Kunden haben mit der täglichen Flut des elektronischen Datenverkehrs zu kämpfen. Auch Seiwert selbst ärgert sich über die vielen unnötigen Mails, die er täglich durcharbeiten muss. „Man sollte darüber nachdenken, ob man das CC nicht oft einfach weglassen sollte“, sagt er. Seine Empfehlung: Emails nur dann, wenn es wichtig ist und für den, den es angeht.Prioritäten setzen. Das ist der Grundsatz, nach dem jedes Konzept für Zeitmanagement funktioniert, das Seiwert in seiner langjährigen Forschungs- und Beraterarbeit entwickelt hat. Seit 1992 führt er das Seiwert Institut für Time Management und Life-Leadership in Heidelberg. Seine Bücher zu Zeitmanagement wurden in mehr als 30 Sprachen übersetzt, mehr als drei Millionen Mal verkauft.

In den ersten Jahren seines Beraterdaseins sei es seinen Kunden vor allem darum gegangen, Konzepte anzuwenden, mit denen in weniger Zeit mehr geleistet werden konnte, sagt Seiwert. Inzwischen hat ein Umdenken eingesetzt. „Heute wollen die Menschen Methoden lernen, mit denen sie es schaffen, mehr Zeit mit der Familie und mit Freunden zu verbringen.“ Mehr Gelassenheit, weniger Stress, mehr Lebensqualität. Das ist es, was gutes Zeitmanagement heute verspricht.

Gelassenheit, die eigentlich jedes Jahr auch vor Weihnachten und Neujahr angebracht wäre. Doch die Realität sieht anders aus. In allerletzter Minute werden die letzten Einkäufe erledigt. Die Innenstädte sind überfüllt. Jeder sucht zur gleichen Zeit einen Parkplatz. Und auch in den Büros herrscht große Aufregung. Noch vor Jahresfrist müssen die letzten Aufträge abgearbeitet, große Projekte abgeschlossen werden. „Es ist jedes Mal wieder überraschend“, kommentiert Seiwert das Jahresende ironisch.

Obwohl natürlich jeder den Termin kennt, wird immer wieder derselbe Fehler gemacht: Nur der Termin wird bedacht, nicht jedoch der zeitliche Auffand, der mit ihm Hand in Hand geht. Seien es die Weihnachtsgeschenke oder die Organisation eines Silvesterbanketts. Auch für die Vorbereitungen müssten die Menschen Zeit einplanen und sie sich nehmen. Etwas, das fast niemand beherzigt. „Wer einen Terminkalender führt, schreibt meistens nur die Erledigungstermine hinein. Zum Beispiel: 12. April, 14 Uhr, Präsentation bei der Geschäftsleitung. Wenn man dann irgendwann liest, dass nur noch zwei Tage bis zur Präsentation bleiben, ist die Panik groß“, sagt Seiwert. Vermeiden kann man diese Situation, indem man sich vorher Zeitfenster in den Kalender einträgt, in denen man die entscheidenden Arbeiten für die Präsentation erledigt.

Und zwar konzentriert, ohne sich durch eingehende Emails oder Telefonate stören zu lassen. „Man muss sich auf eine Sache konzentrieren. Multitasking ist in einem viel geringeren Maße möglich, als es allgemein angenommen wird“, sagt Seiwert. Wer Aufgaben nach einander erledigt, schafft das zum einen schneller und zum anderen auch besser. Denn nach jeder Unterbrechung einer Tätigkeit braucht es bis zu vier Minuten Zeit, um sich wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, wie aus einer Studie des Marktforschungsinstituts TNS Emnid hervorgeht.

Große amerikanische Firmen wie Intel haben deshalb einen Email-Freien-Freitag eingeführt. Die Reaktionen darauf sind gemischt. Viele Mitarbeiter schätzen es, dass ihnen jetzt mehr Zeit bleibt, sich ihrer inhaltlichen Arbeit zu widmen. Manch anderer kritisiert, dass dadurch wichtige Kommunikationswege nach außen hin gekappt werden. Zumindest hat der Email-Freie-Freitag dazu geführt, das Bewusstsein für den sinnvollen Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schärfen.

Für die tägliche Arbeit empfiehlt Lothar Seiwert vier Entlastungsfragen, um sich die Zeit effektiver einzuteilen. „Warum gerade ich?“, „Warum gerade jetzt?“, „Warum so?“, „Warum überhaupt?“. Seiwert räumt ein, dass sie sich vielleicht nicht immer in jeder Lage anbieten. Doch eignen sie sich dafür, tägliche Routinen zu durchbrechen. Dass es vielleicht manchmal zeitsparender ist, eine Arbeit einfach zu erledigen, anstatt immer wieder zu hinterfragen, ob nicht jemand anderes zuständig ist oder ein anderer Zeitpunkt besser ist, gibt Seiwert zu.

„Natürlich dauert es länger, dem Praktikanten zu erklären, wie ein bestimmtes Computerprogramm funktioniert, als dass man die Aufgabe gerade selbst erledigt“, sagt Lothar Seiwert. Doch langfristig würde sich die investierte Zeit in jedem Fall lohnen. Schließlich wird der Praktikant selbstständig und löst später seine Schwierigkeiten ganz allein. Ähnlich ist es mit vielen Prozessen. Seiwert hält es in diesem Sinne mit dem 16. amerikanischen Präsidenten Abraham Lincoln. Dieser soll einmal gesagt haben, er würde von acht Stunden, die er Zeit hätte einen Baum zu fällen, sechs Stunden nutzen, um die Axt zu schärfen. Gerade in Zeiten moderner Kommunikationsmittel scheint es besonders angebracht, intensiv darüber nachzudenken, wie bestimmte Prozesse am besten bewältigt werden können.

(zuerst erschienen in der WELT)

Foto: Lupo / Pixelio.de

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