Management

Freiberufler und Selbstständige: Ohne Angst in die Betriebsprüfung

Wirklich willkommen sind sie nie, die Betriebsprüfer. Im Jahr 2009 waren mehr als 13 000 Prüfer im Einsatz und haben sich von rund 200 000 Unternehmen die Unterlagen zeigen lassen.

Bei der Betriebsprüfung wird mit spitzem Bleistift gerechnet

Bei der Betriebsprüfung wird mit spitzem Bleistift gerechnet

200 000mal Schwitzen und Bangen. Denn auch bei größter Gründlichkeit, irgendwas hat man ja vielleicht doch bei der Steuererklärung übersehen. Für Recherchen habe ich mich mit Steuerberatern unterhalten, was man eigentlich bei der Betriebsprüfung bedenken sollte, damit die Prüfung nicht zum Desaster wird.

1. Ruhe bewahren

Beim Wort Betriebsprüfung geht bei vielen meiner Freunde unbewusst ein Film ab. Während sie nichtsahnend vor dem Rechner sitzen, macht sich draußen ein Sondereinsatzkommando schwerbewaffneter Spezialkräfte mit Gesichtsmasken und Maschinenpistolen vor der Tür bereit, um das Gebäude zu stürmen. Was man danach noch mitbekommt, ist die Verlesung der eigenen Rechte. Dann wird es schwarz.

Blödsinn. Betriebsprüfungen sind keine Hausdurchsuchung. Und selbst da geht es in den meisten Fällen sehr zivilisiert zu. Die Betriebsprüfer kündigen ihren Besuch per Post rund zwei bis vier Wochen vor der Prüfung an. Das ist ausreichend Zeit, um sich genügend vorzubereiten und alle Papiere rechtzeitig zusammen zu suchen.

2. Ordnung

Wenn er erst einmal da ist, ist der Betriebsprüfer schon ein bisschen ungeduldig. Es ist sehr zu empfehlen, alle Unterlagen soweit in Schuss zu haben, dass man sie auf Nachfrage unmittelbar aushändigen kann. Vollständige Belege, Kontoauszüge, Inventarverzeichnis, aktuelle Verträge, Gehaltskonten – sollte dasein. Guckt aber lieber noch mal nach. Wie gesagt, Zeit ist vorher genügend vorhanden. Bitte keine Zettelwirtschaft im Schuhkarton. Es ist nicht verkehrt, die wichtigen Schritte mit dem Steuerberater, so man denn einen hat, was ja bei vielen Freiberuflern auch nicht unbedingt der Fall ist, durchzusprechen. Sie sind auf jeden Fall ein wichtiger Partner, wenn es darum geht, Ordnung ins Chaos zu bringen.

3. Nett sein, aber nicht unterwürfig

Auf alle Fragen eine ehrliche Antwort, das verlangt der Betriebsprüfer. Ein Auskunftsverweigerungsrecht gibt es nicht. Da die Antworten aber sehr wichtig sind und gegebenenfalls Konsequenzen nachziehen, sollte man nicht das Genie spielen: Wer eine Frage nicht verstanden hat, sollte sie sich noch einmal erklären lassen. Bei komplizieren Fragen sollte man um kurze Bedenkzeit bitten um sich mit dem Steuerberater abzusprechen.

4. Privates und berufliches auseinander halten

Bei Kleinstunternehmern und Freiberuflern gar nicht so leicht. Nicht wenige verbuchen auf einem Konto geschäftliche und private Einnahmen und Ausgaben. Grundsätzlich hat der Buchprüfer nur das Recht, die Geschäftskonten einzusehen. Wenn allerdings keine strikte Trennung herrscht, steht ihm auch der Blick ins private Girokonto zu. Wenn’s einem nichts ausmacht – ok. Alle anderen, die immer noch kein Geschäftskonto haben, sollten mal drüber nachdenken.

5. Richtig feilschen

In der Schlussbesprechung hat man noch einmal die Möglichkeit ein paar Punkte, die vielleicht während der Prüfung untergegangen sind, aufzugreifen. Mit ein bisschen Verhandlungsgeschick und guter Vorbereitung lässt sich einiges erreichen. Denn der Rechnungsprüfer hat einen gewissen Spielraum bei seinen Entscheidungen. Wenn es zum Beispiel zu aufwändig wäre, alle Tatsachen zu ermitteln. Dann kann darüber verhandelt werden. Etwa über die Größe des Warenlagers. Schön beschrieben ist das in einem Artikel zur Betriebsprüfung erschienen bei „Impulse“

(ftx)

Foto: pauline/pixelio.de

Über den Autor Henning Zander

Henning Zander ist Wirtschaftsjournalist und externer Datenschutzbeauftragter (TÜV). Er arbeitet u.a. für FOCUS-Business, Legal Tribune Online und das Anwaltsblatt. Er ist Autor des Buches Startup für Einsteiger